Wer die SAP-Module FI (Financial Accounting) und MM (Materials Management) einsetzt, der stolpert früher oder später über die Begriffe Kreditor und Debitor. Für Buchhalter sind das gängige Begriffe. Wenn du eher aus der technischen IT-Ecke kommst, solltest du diese Begriffe kennenlernen. Wer ist was?
Kreditor und Debitor: die Grundlagen
Debitor:
Der Begriff Debitor stammt aus dem Lateinischen und bezeichnet den Schuldner. Vielleicht kennst du das englische Wort „debt“ für die Schulden? Das hat denselben Ursprung.
Du lieferst dem Kunden Ware. Jetzt schuldet der Kunde dir Geld.
Deshalb ist der Kunde ein Debitor, also jemand, der Waren oder Dienstleistungen bezieht und dafür eine Zahlung leisten muss.
Kreditor:
Auch der Begriff Kreditor stammt aus dem Lateinischen. Credere heißt glauben.
Dein Lieferant liefert dir Waren. Er glaubt jetzt, dass du irgendwann die Ware bezahlst.
Deshalb ist dein Lieferant, also jemand, der dir Waren oder Dienstleistungen liefert, ein Kreditor. Und hoffentlich bezahlst du ihn rechtzeitig.
Debitoren in SAP
Die Stammdaten eines Debitors in SAP
Zu den Debitorendaten gehören insbesondere:
- Adressdaten: Name, Anschrift, Telefonnummer
- Zahlungsbedingungen: z. B. Skonto, Zahlungsziel
- Bankdaten: Kontonummer, Bankleitzahl, IBAN
- Steuerklassifikation: etwa Umsatzsteuer-Identnummer, Besteuerungskennzeichen
- Ansprechpartner: Für Rückfragen oder Bestellungen
SAP-Transaktionen zum Bearbeiten von Debitoren
Die Transaktionen zum Anlegen und Bearbeiten von Debitoren fangen mit FD an:
- FD01: Debitor anlegen
- FD02: Debitor ändern
- FD03: Debitor anzeigen
Hierbei findest du die Nummerierung wieder, die du bei SAP häufig findest: 1 für anlegen, 2 für ändern, 3 für anzeigen.
Daneben gibt es auch noch die Transaktionen XD01 / XD02 / XD03: Das sind alternative Transaktionen für das Anlegen, Ändern, Anzeigen. Diese können statt FD0x verwendet werden, um neben Finanzdaten auch Vertriebsdaten zu pflegen.
Debitor um einen anderen Buchungskreis erweitern
Häufig findet man die Anforderung, einen Debitoren um einem weiteren Buchungskreis zu erweitern. Hierbei soll natürlich die Nummer des Debitors gleich bleiben. Er soll nur zusätzlich in einem weiteren Buchungskreis angelegt werden.
Die Lösung von SAP ist auf den ersten Blick nur wenig intuitiv: Du verwendest FD01 zum Anlegen eines Debitors. Hierbei gibst du den neuen Buchungskreis und die bestehende Kunden-/Debitorennummer an. Neu angelegt wird dabei nur die Verknüpfung zum neuen Buchungskreis. In beiden Buchungskreisen hat der Debitor dann dieselbe Nummer.
Debitor löschen: FD05
In SAP kommt erst mal nichts weg. Gelöscht wird an vielen Stellen im SAP durch das Setzen einer sogenannten Löschvormerkung. Es wird ein Flag/ein Kennzeichen gesetzt, dass dieser Datensatz als gelöscht zu betrachten ist. Selektionen auf der entsprechenden Tabelle berücksichtigen dieses Flag und zeigen diesen Datensatz dann nicht an.
Auch bei Debitoren geht das so. Die Transaktion heißt FD05.
Es ist an sich auch klar, dass es anders nicht geht. Wer den Debitor aus der Datenbank komplett löschen will, der müsste ja erst die Aufträge des Kunden löschen. Ansonsten hättest du ja einen Auftrag im System, der einen nicht existierenden Auftraggeber hat. Aufträge sind steuerrelevant. Steuerrelevante Daten haben langjährige Aufbewahrungsfristen. Also kannst du Debitoren mit Aufträgen nicht einfach mal so löschen.
Im Zeitalter der DSVGO musst du möglicherweise Wege schaffen, Kunden und Aufträge im SAP zu löschen, sobald die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten abgelaufen sind. Das kann kompliziert sein. Ich weiß von einem SAP-Projekct wo allein für die DSVGO-Anforderungen viele Mannwochen Arbeit angefallen sind.
Debitor sperren/entsperren: FD05
Eine ähnliche Funktion wie das Löschen ist das Sperren oder Entsperren eines Debitors. Dies kann direkt auf dem kurzen Dienstweg mit der Transaktion FD05 erfolgen.
Einzelpostenliste für Debitoren anzeigen: FBL5N
Die Transaktion FBL5N zeigt dir alle Einzelposten des Debitors an. Die Liste kann nach diversen Kriterien gefiltert werden. Insbesondere nach der Frage, ob die Posten noch offen oder schon ausgeglichen sind.
Die Liste kann dann z.B. so aussehen. Sie zeigt in meinem Fall eine ganze Liste von Testaufträgen auf dem Testsystem.
Wichtige SAP-Tabellen für die Daten der Debitoren
Als Entwickler interessiert mich oft der direkte Blick in die SAP-Tabellen. Hier findest du die wichtigsten Daten der Debitoren:
- KNA1: Zentrale Kundendaten (Allgemeine buchungskreisübergreifende Daten des Debitors)
- Wichtigtes Feld ist hier KUNNR: die Debitorennummer
- KNB1: Buchungskreisspezifische Daten zum Debitor
- Neben der Debitorennummer KUNNR findet sich hier auch
- BUKRS: die Nummer des Buchungskreises
- KNVV: Vertriebsspezifische Daten (z. B. Vertriebswege, Verkaufsorganisation)
- Neben der Debitorennummer KUNNR
- findet sich hier als Schlüsselfeld auch die VKORG, die Verkaufsorganisation.
- Zum Schlüssel gehören weiterhin der Vertriebsweg (VTWEG), und die Sparte (SPART)
- KNBK: Bankdaten des Debitors
Kreditoren in SAP
Die Stammdaten eines Kreditors in SAP
Zu den Kreditorendaten gehören insbesondere:
- Adressdaten: Name, Adresse, Kommunikationsdaten
- Bankverbindungen: IBAN, BIC, Bankleitzahl
- Zahlungsbedingungen: Skonto, Zahlungsziele, SEPA-Mandat
- Konditionen: Rabatte, Staffelpreise (im Einkauf)
- Kontengruppe: Legt fest, ob es sich um einen internen oder externen Lieferanten handelt (z. B. für konzerninterne Lieferungen)
SAP-Transaktionen zum Bearbeiten von Kreditoren
Die wichtigsten Transaktionen beim Umgang mit Kreditoren in SAP sind diese:
- XK01: Kreditor anlegen (Zentrale Pflege)
- XK02: Kreditor ändern
- XK03: Kreditor anzeigen
- FK01: Kreditor anlegen (Finanzbuchhaltung)
- FK02: Kreditor ändern (Finanzbuchhaltung)
- FK03: Kreditor anzeigen (Finanzbuchhaltung)
- FBL1N: Einzelpostenliste für Kreditoren anzeigen
- MK01 / MK02 / MK03: Einkaufsdaten anlegen, ändern, anzeigen
weitere SAP-Prozesse mit Kreditoren
Häufig verwendet werden auch:
- Kreditorenbuchhaltung:
- F-47, F-48 (Anzahlungen)
- FB60 (Eingangsrechnungen)
- Kreditor löschen / Löschvormerkung entfernen: Über XK06 markiert man Kreditoren zur Löschung. Die komplette Entfernung der Daten erfolgt meist in einem separaten Archivierungslauf.
- Zahlsperre setzen: Bei Problemen kann eine Zahlsperre über FK02 (Kreditor ändern) eingetragen werden.
- Buchungskreis erweitern: Wenn ein Kreditor in einem weiteren Buchungskreis aktiv werden soll, erweitert man ihn (z. B. wieder mit XK01) unter Eingabe desselben Kreditorenkontos, aber einer neuen Buchungskreiszuordnung. Wie bei den Debitoren gilt auch hier: es ist ungewöhnlich, die Erfassung eines zweiten Buchungskreises unter „Kreditor neu“ zu realisieren. SAP ist manchmal merkwürdig gebaut.
Wichtige SAP-Tabellen für die Daten der Kreditoren
Schauen wir uns auch noch die wichtigsten Tabellen für die Debitoren an:
- LFA1: Zentrale Lieferantendaten (Allgemeine Daten)
- LFB1: Buchungskreisspezifische Daten zum Kreditor
- LFBK: Bankdaten des Kreditors/Lieferanten
Weitere häufige Fragen
Kann ich einen Debitor auch als Kreditor führen?
Ja, das ist möglich, wenn eine Firma sowohl Kunde als auch Lieferant ist. Dafür legt man entweder einen zweiten Stammsatz an oder nutzt bei S/4HANA das Konzept des Business Partner, der mehrere Rollen enthalten kann.
Welche Tabelle enthält die Bankdaten bei Debitoren und Kreditoren?
- Bei Debitoren stehen Bankdaten in KNBK.
- Bei Kreditoren in LFBK.
Wie lässt sich eine Buchungssperre setzen oder entfernen?
- Bei Debitoren: FD05 (Sperre setzen/ändern)
- Bei Kreditoren: FK05 (Sperre setzen/ändern)
Was ist zu tun, wenn die Abstimmkonten falsch sind?
Wenn bereits Posten gebucht wurden, kann man das Abstimmkonto nur ändern, wenn man sämtliche offenen Posten ausgleicht oder umbucht. Anschließend kann man im Debitoren- oder Kreditorenstamm das Abstimmkonto korrigieren.
Welche Unterschiede gibt es zwischen den Transaktionen FD0x/XD0x und FK0x/XK0x?
- FD0x / XD0x beziehen sich auf die Pflege von Debitoren.
- FK0x / XK0x beziehen sich auf die Pflege von Kreditoren.
Mehr SAP-Infos findest du hier.